Como Mejorar la Comunicación de un Hotel con Una Actividad.

 

Buenos y felices días tengas todos ustedes mis queridos colegas, pero sobre todo ¡Feliz Navidad!

Probablemente sea una frase y unos deseos muy repetidos y trillados en estos días, pero en verdad deseo que donde quiera que estén leyendo esto, en sus casas, en el trabajo, en privado o disfrutando de la compañía de algunos seres queridos, la paz, el amor y el equilibrio esté presente en sus vidas. 

Como bien saben, para la industria turística no hay fechas o descansos obligatorios, y en algunas zonas dependiendo donde se esté laborando, son días de mayor ocupación y demanda, así que pedir vacaciones en estas fechas es casi imposible.

Peor a pesar de que las condiciones son específicas para laborar a marchas forzadas, normalmente, en todos los equipos de trabajo se dan oportunidad de poder celebrar con nuestra segunda familia, estas festividades y así disfrutar sin descuidar nuestra profesión.

Durante mis años en esta industria he podido convivir y ser partícipe de varias navidades con mis compañeros, pero una de las que más me gustaron y cada que tengo oportunidad replico es esta.

Cuando me encontraba laborando para el departamento de reservaciones el gerente general en turno anuncia que habrá un intercambio de Navidad en el cual todo el hotel estaría involucrado, la idea era ambiciosa ya que para un lugar con aproximadamente 150 colaboradores, la logística tendría que desarrollarse con la mayor precisión posible y además retadora. La mecánica muy simple, se destinaron dos días a principios de mes para que al checar entrada todos pudieran dejar su nombre y departamento al que pertenecían en una gran tómbola, dos días ya que los que descansaran en el primero podrían hacerlo al día siguiente, y una vez verificados que todos los nombres estuvieran ahí durante dos días al entrar en turno sacaríamos un nombre al cual, esa persona seria a quien daríamos dicho regalo.

En cada departamento se colocaron carteles con los nombres de todos los integrantes del área donde además de sus nombres con foto había 3 datos de cada quien. Color favorito, comestible favorito (para no especificar si es comida, dulce o bebida) y género de música favorito. Información general para unos pero para los demás totalmente nueva y considerando que todos los intercambios se organizaron de tal forma que no fueran entre el mismo departamento las probabilidades que te tocara a alguien que no conocías mucho eran muy elevadas.

Se estableció un presupuesto modesto donde cualquiera pudiera destinar para el regalo y obviamente con los carteles promovía que los colaboradores visitaran las áreas para investigar los gustos del otro.

Llego el día de Navidad y la mayoría de los empleados estábamos presentes, todos con el regalo y listos para realizar el intercambio, se procuró reunir a todos en una hora no tan demandada para tener a la mayor parte del personal en la actividad y claro, dejando guardias en cada área para no descuidar el servicio. Una vez en el salón recibimos una rápida felicitación de nuestro gerente general explicándonos que lo más importante de nuestro trabajo es también sentirnos parte de una familia, y trabajando en equipo, los objetivos podían ser más fáciles de alcanzar.

Todos pensamos que la idea sería buscar al compañero y dar el regalo, pero nuestro gerente puso las siguientes reglas. - El intercambio se hará de la siguiente manera – cito – dirán nombre departamento y todos harán las mismas dos preguntas, ¿durante este año te ayude en algo? Y ¿Qué puedo hacer yo para facilitar tu trabajo?, obviamente quien recibe el regalo dará sus respuestas e inmediatamente dirá a la persona que le toco con la misma mecánica y así sucesivamente. Las personas que no estén presentes o que estén en turno, un representante recibirá el obsequio, pero tendrá la responsabilidad de enviar sus respuestas por escrito a la persona que le dio el obsequio.

Todos quedamos sorprendidos por qué parecía como si nuestro gerente quisiera hacer polémica o crear rencillas donde era un momento de armonía, pero nos dijo claramente –, por favor, háganlo de esa forma con la mayor honestidad posible y se sorprenderán de lo que escucharan.  Y efectivamente los regalos quedaron en segundo lugar y ahora todos estábamos interesados en las respuestas de cada quien y fue maravilloso lo que paso.

Nos encontramos con la sorpresa que aunque nos conociéramos, no nos ayudábamos mucho y sin duda eso había que mejorarlo, y en cuanto a la segunda pregunta, había respuestas muy interesantes, hubo muchas personas que dijeron que pidiendo las cosas con más cortesía y sin tanta desesperación todo sería más fácil, había colaboradores que querían mayor entendimiento, ya que había tareas con mayor prioridad que otras y así sucesivamente empezamos a entender mejor las necesidades de cada quien y de los departamentos en general, y lo mejor es que al ver todas las respuestas podías ver cómo se pueden apoyar entre equipos aunque tu personalmente no estés involucrado y todos aprendimos de todos.

Efectivamente, la reunión fue ágil y muy interesante, nuestro gerente había logrado en una sola actividad lo que muchos líderes no pueden hacer en equipos de trabajo de mucho tiempo, mejorar la comunicación interdepartamental y empatizar de forma real. La actividad fue rápida pero dio pie a que después del intercambio siguiéramos platicando acerca de cómo mejorar nuestros procesos y como meta trazamos que en el siguiente intercambio, fueran menos respuestas negativas al preguntar ¿durante este año te ayude en algo?

Y mi regalo que por cierto fue un bonito cinturón, fue un gran recuerdo y lección de cómo mejorar los procesos de comunicación en todo el hotel.

 

PD. La Navidad…no es un acontecimiento, sino una parte de su hogar que uno lleva siempre en su corazón.