¿Qué es un Briefing y con qué se come?

Mejor prevenir que lamentar.

Buen día colegas y amigos míos. Como podrán darse cuenta, el ser hotelero, va mas allá de tener cualidades y virtudes encausadas a una magnifica atención y excelente servicio. Como en toda grande producción artística, existen muchos procedimientos tras bambalinas, que el huésped a veces no puede ver o darse cuenta, pero ocurren y son necesarios para que tengamos la satisfacción y lealtad de nuestros invitados.

Yo recuerdo que cuando a principios de mi carrera profesional, como colaborador administrativo, mi gerente inmediato, tenia como actividad diaria en su agenda, algo que se llama "Briefing" la verdad es que para mi, era una actividad que consideraba ajena a mis ocupaciones, sobre todo por que se le dedicaba como máximo 10 minutos y bueno, si mi gerente ya se ocupaba de ello sin mayor problema, ¿Por qué darle mas importancia?, En realidad, estaba muy equivocado y ese famoso briefing, abarcaba la totalidad de mis actividades, y mi gerente me involucraba, sin que yo lo pudiera notar.

No paso mucho tiempo cuando, pude posicionarme en una mejor propiedad, para una mejor cadena, y por supuesto, desempeñando un cargo de mayor responsabilidad como personal administrativo nuevamente.  Todo estaba excelente, hasta que en mi segundo día de labores, al llegar a la oficina, mi nuevo gerente inmediato me comento que teníamos "Briefing" en 2 minutos, evidentemente mi preocupación fue grande, por que recordé que jamas tome iniciativa por lo menos para preguntar de que trataba, o que se hacia, y mucho menos tenía oportunidad para buscar información sobre el asunto. Ante este tipo de situaciones, con el paso del tiempo aprendí que no hay mejor postura que expresar sinceridad absoluta cuando se desconoce de algún tema, pero no por el hecho de no estar informado, significa que debamos transmitir inseguridad o nerviosismo, siempre mantengan una postura serena y confiable. 

Pero continuando con mi relato, recuerdo que avanzamos a una oficina adjunta ala mía, y ahí ya se encontraban los diferentes gerentes de área del hotel junto con el gerente general. Mi gerente superior me indica en ese momento de una manera discreta que yo iniciaría. A pesar de expresar confianza en lo que hacia, internamente estaba muy apenado, por que no sabia que decir, y si expresaba algo fuera de lugar, quedaría muy avergonzado prácticamente con todo el hotel, por que todos sus representantes estaban ahí, hábilmente le comente a mi superior, que tenia una llamada que estaba esperando, y que si podía empezar en mi lugar, sin dudarlo dijo que no había problema, y tomo la palabra ante el grupo, iniciando con un saludo y prosiguiendo con datos y actividades del día importantes para el hotel, y de una manera breve, el siguiente gerente a su lado tomo la palabra y también compartió lo mas importante de su día y la mecaniza fue la misma hasta terminar con todos los presentes, me pude dar cuenta rápidamente de la mecánica mientras fingía terminar con una llamada telefónica inoportuna, y al terminar, realice lo mismo, me presente brevemente, les comente lo mas importante de mis actividades en el día y cerré mi participación.

Al finalizar todos regresamos a nuestros lugares, sin mayores preguntas o comentarios en esa ocasión, yo por mi parte, para romper el hielo le pregunte a mi gerente que cada cuando realizábamos esto, naturalmente respondió que era un habito diario. Puede que para los demás no tubo mayor impacto en su día pero para mi era de tomar en serio, Desde mi perspectiva todos dijeron lo mas importante del día, pero si no era así, si debía de especificar algo mas y no me di cuenta de ello, y vaya si era algo que debía de participar en mi agenda diaria, ¿Por qué no hacerlo correctamente?. 

Pues con todo y pena nuevamente exprese a mi gerente la verdad, que era la primera vez que tomaba participación en un "briefing" y que no sabia si lo había hecho bien. Simplemente soltó una pequeña risa y volvía a preguntar insistiendo ¿De verdad nunca habías participado en uno?, Volví a responder que si, y muy cortésmente me explico: Es una reunión corta, donde se revisan las tareas más importantes o críticas para la operación diaria del hotel, como pudiste ver cada participante comenta brevemente las posibles acciones para el día, los inconvenientes que se podrían presentar y se definen por orden de prioridad las tareas en las que debemos tener mayor observación.

Después de tan detallada explicación, todo fue muy claro y entendí la importancia de esta actividad, ya que es un pilar en la comunicación del hotel, si existe algún evento importante, y no se reporta se afecta directamente al servicio proporcionado, un buen ejemplo es cuando en una ocasión, a nuestro Gerente División Cuartos, olvido informar que un grupo que esperábamos en el día, había recorrido su hora de llegada dos horas antes, lo cual causo que no estuvieran las habitaciones a tiempo, y a pesar de que el grupo había arribado al hotel, se les entregaron cuartos como si no hubieran llegado temprano, afectando la logística de ellos, y la nuestra ya que por darle preferencia al grupo, ama de llaves asigno de último momento mas personal para el grupo, dejando en espera habitaciones de huéspedes en casa, como de las salidas del día y obviamente, las de huéspedes individuales que llegaban.

Por eso es de vital importancia informar oportunamente, para así darle oportunidad a todos los gerentes de área, y o supervisores de asignar tareas según la agenda del día. Pero mucho mas importante es, involucrarse en todo, y preguntar oportunamente cuando se desconoce algo, Solo así mejoramos nuestra calidad como anfitriones.

PD. Reunirse en equipo es el principio, mantenerse en equipo es el progreso, pero trabajar en equipo, asegura el éxito.